Tausta
Asiakas on johtava pohjoismainen kriittisen infrastruktuurin parissa toimiva palveluntarjoaja. Useiden vuosien ajan yritys oli muokannut kokonaisrakennettaan. Kun nämä muutokset oli pääosin saatu vietyä läpi, huomio siirtyi operatiivisen tehokkuuden parantamiseen sekä yhtenäisemmän toimintatavan luomiseen koko organisaatiossa.
Aiempiin onnistuneisiin yhteistyöprojekteihin perustuen Mantec valittiin kumppaniksi tukemaan tätä muutosmatkaa.
Analyysi
Hanke käynnistyi kattavalla analyysillä asiakkaan kahdesta keskeisestä operatiivisesta prosessista. Tätä täydennettiin laajoilla operatiivisilla havainnointitutkimuksilla kuudessa maantieteellisessä toimipisteessä, joiden tuloksena kertyi yli 1 300 yksittäistä havaintoa.
Analyysi tarjosi faktapohjaisen kuvan siitä, miten työtä todellisuudessa tehtiin. Se paljasti merkittäviä eroja prosesseissa, rooleissa ja toimintatavoissa eri alueiden välillä. Yhdessä asiakkaan kanssa Mantec tunnisti kehityskohteet ja kvantifioi mahdollisuudet tehokkuuden parantamiseen.
Analyysin pohjalta määriteltiin neljä kohdennettua työvirtaa, jotka keskittyivät kriittisimpiin kehitysalueisiin:
- Yhtenäisen toimintamallin luominen aluekohtaisten toimintatapojen tilalle
- Projektisuunnittelun kehittäminen ei-arvoa tuottavan ajan vähentämiseksi ja ”kerralla oikein” -periaatteen varmistamiseksi
- Resurssisuunnittelun vahvistaminen kapasiteetin tasapainottamiseksi ja käyttöasteen parantamiseksi
- Johtamis- ja päivittäisjohtamiskäytäntöjen uudistaminen operatiivisen ohjauksen ja vastuun selkeyttämiseksi
Jokainen työvirta toteutettiin asiakkaan avainhenkilöistä ja Mantecin asiantuntijoista koostuvan tiimin voimin, mikä varmisti vahvan omistajuuden ja käytännönläheisyyden heti alusta lähtien.
Toteutus
Yksi toimintamalli
Aiemmin toimintaa johdettiin pitkälti aluekohtaisesti, ja koordinointi tai parhaiden käytäntöjen jakaminen oli vähäistä. Tämä johti useisiin erilaisiin toimintatapoihin, epätasaiseen asiakaskokemukseen ja vaihtelevaan suorituskykyyn.
Projektin keskeinen tavoite oli valtakunnallisen toimintamallin käyttöönotto. Tämä sisälsi prosessien harmonisoinnin, selkeästi määritellyt roolit ja vastuut sekä parhaiden käytäntöjen käyttöönoton yhtenäisen toimintatavan luomiseksi koko organisaatiossa.
Projektisuunnittelu
Analyysi osoitti, että projektisuunnittelussa oli useita erilaisia toimintatapoja, mikä synnytti merkittävästi ei-arvoa tuottavaa työtä. Tähän vastattiin ottamalla käyttöön prosessiajattelu ja määrittelemällä selkeästi projektiprosessin ensimmäinen kriittinen vaihe.
Selkeät rakenteet, standardoidut tarkistuslistat sekä hyvin määritellyt luovutukset päätöspisteineen varmistivat ”kerralla oikein” -toimintatavan ja vähensivät uudelleen tehtävää työtä sekä tehokkuushävikkiä.
Resurssisuunnittelu
Resurssisuunnittelu tunnistettiin merkittäväksi haasteeksi. Käytössä oli useita eri suunnittelujärjestelmiä, joista yksikään ei täysin tukenut operatiivisia tarpeita. Lisäksi itse suunnittelurooli oli epäselvä ja toimi usein yleisenä tukena esihenkilöille sen sijaan, että se olisi ollut oma selkeä vastuutehtävänsä.
Tämä johti toistuvaan epätasapainoon kapasiteetissa, jossa sekä resurssipula että ylikapasiteetti heikensivät kokonaiskäyttöastetta. Projektitiimi selkeytti suunnitteluroolin ja otti käyttöön rakenteellisen resurssisuunnittelumallin, joka integroitiin olemassa olevaan ohjelmistoympäristöön.
Johtamis- ja päivittäisjohtamismalli
Tiiminvetäjän rooli määriteltiin uudelleen siten, että vastuu tuotannosta ja päivittäisestä suorituskyvystä vahvistui ja selkeytyi. Päivittäiseen toimintaan luotiin mitattavat vaatimukset sekä uudet, jaetut ja aidosti vaikutettavissa olevat tavoitteet.
Lisäksi suunniteltiin ja otettiin käyttöön uusi viestintärakenne, mukaan lukien päivittäiset aamupalaverit. Tämä paransi yhteistä tilannekuvaa, nopeutti ongelmien ratkaisua ja vahvisti suorituskyvyn omistajuutta operatiivisella tasolla.
Tulokset
18 kuukauden jälkeen projekti saatiin päätökseen erinomaisin tuloksin. Mantecin asiantuntijoiden ja asiakkaan avainhenkilöiden tiiviin yhteistyön ansiosta organisaatioon luotiin rakenteelliset prosessit, roolit ja vastuut selkeytettiin, ja yksi yhteinen toimintamalli otettiin onnistuneesti käyttöön koko organisaatiossa.
Muutos oli yrityksen historian merkittävin kehitysmatka ja loi vahvan operatiivisen perustan tulevalle kasvulle.
Asiakaspalaute
”Olemme tyytyväisiä projektin tuloksiin ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Olemme parantaneet tuottavuuttamme ja ottaneet merkittäviä askelia kohti vahvaa perustaa yrityksen perustavanlaatuiselle muutokselle. Onnistumisen avain on ollut erinomainen yhteistyö Mantecin tiimin, omien muutosagenttiemme sekä operatiivisen organisaation välillä. Annamme Mantecin toiminnalle lämpimät suositukset.”
Haluatko tunnistaa toimintasi todellisen kehityspotentiaalin?
Ota yhteyttä ja varaa maksuton 45 minuutin konsultaatio:
Tanska – Bent Hansen
bent.hansen@mantec.eu
+45 20 91 46 36
Suomi – Eero Vuorensola
eero.vuorensola@mantec.eu
+358 40 54 45 200
Ruotsi – Göran Svensson
goran.r@mantec.eu
+46 70 631 86 18
Norja – Jan Erick Olsen
jeolsen@mantec.eu
+47 922 68 682
Muut maat – Kjetil Barfelt
kjetil.barfelt@mantec.eu
+47 913 13 131
